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Wir sichern nachhaltig die ökologische, soziale, wirtschaftliche und kulturelle Zukunftsfähigkeit der Stadt Augsburg. Täglich engagieren sich mehr als 6.500 Beschäftigte in verschiedensten Bereichen für unsere über 300.000 Bürgerinnen und Bürger.

Unser Stellenangebot

Sachbearbeitung Geschäftszimmer (m/w/d) in Teilzeit mit 24 Wochenstunden befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung 

Referat OB/Hauptabteilung Kommunikation

Referenznummer: 00099993_17

Veröffentlichung: 13.01.2023

Stellenbewertung: Entgeltgruppe 8 TVöD

Im Tarifbeschäftigtenverhältnis erfolgt eine Vergütung nach TVöD-VKA vorbehaltlich der Erfüllung der persönlichen Eingruppierungsvoraussetzungen.

Die Hauptabteilung Kommunikation des Referats Oberbürgermeisterin ist ein Dienstleister für alle in der Stadtverwaltung Augsburg angesiedelten Referate, Ämter und Dienststellen für die Bereiche interne und externe Kommunikation, Corporate Design und Marketing. Sie ist Schnittstelle zwischen Verwaltung und Bürgerschaft, kommuniziert und vermittelt die vielfältigen Angebote, Aufgaben und Tätigkeiten in allen Bereichen der Daseinsvorsorge und darüber hinaus.

Aufgabengebiet:

Ihr Aufgabenspektrum umfasst neben den im Geschäftszimmer einschlägigen Büroarbeiten:
  • Unterstützung und Zuarbeit für die Abteilungsleitung und die Teamleitungen der Hauptabteilung Kommunikation
  • Erledigung von Büroarbeiten und koordinierenden Aufgaben der Abteilungsleitung und der Teamleitungen (Terminierung, Überwachung und Vorsortierung des Eingangs von Meldungen der städtischen Dienststellen sowie des Posteingangs, telefonische Aufnahme von Meldungen, Mithilfe bei der Organisation von Besprechungen, Protokollführung, Überwachung von Wiedervorlagen etc.)
  • Unterstützung der Sachbearbeitung Haushalt und Personal bei der Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Dienstabwesenheit, Krankmeldung, Zeiterfassungslisten)
  • Koordination der Dienstpläne und Dokumentation der Arbeitsnachweise für die Rufbereitschaften der Hauptabteilung Kommunikation
  • Erstellung von Auszahlungs- und Annahmeanordnungen
  • Erstellung und Überwachung von Rechnungen
  • Beschaffung, Verwaltung und Bewirtschaftung von Büromaterial
  • Ausbildungsbeauftragte/r (m/w/d) für die städtischen Auszubildenden und Anwärter/innen 
  • Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sowie bei der Umsetzung dazugehöriger Kommunikationsmaßnahmen

                  Voraussetzungen:

                  • Abschlussprüfung als Verwaltungsfachangestellte/Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) bzw.
                  • erfolgreich abgeschlossene kaufmännisch oder rechtlich geprägte Berufsausbildung in einem anerkannten Büroberuf bzw.
                  • erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung in Bezug auf das Aufgabengebiet oder
                  • Fachprüfung I

                        Wünschenswert:

                        • Gutes Allgemeinwissen über die Verwaltung
                        • Sicherer Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
                        • Kenntnisse in der Anwendung von proDoppik bzw. Bereitschaft, sich diese schnellstmöglich anzueignen
                        • Sichere und gewandte Ausdrucksweise in Wort und Schrift
                        • Ein hohes Maß an Teamfähigkeit
                        • Angenehme Umgangsformen und ein verbindliches, freundliches Auftreten
                          • Strukturierte, eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise
                          • Überdurchschnittliches Engagement und Belastbarkeit, auch in Stresssituationen und bei intensivem Arbeitsaufkommen
                          • Flexibilität und Präsenz auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten (z.B. bei Veranstaltungen)
                          • Diskretion bei vertraulichen Vorgängen
                            • Bereitschaft zur Fort- bzw. Weiterbildung

                                            Wir bieten:

                                            • Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
                                            • Vergünstigte Abonnements im AVV-Verbundraum
                                            • Eine interessante und vielseitige Aufgabe in einem engagierten Team mit gutem Betriebsklima

                                                  Wenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich mit einem Bewerbungsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, Beruf- bzw. Studienabschlüssen und qualifizierten Arbeitszeugnissen. Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Leistung und Befähigung besetzen; wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

                                                  Ausländische Berufsabschlüsse können nur berücksichtigt werden, wenn Sie einen Nachweis über die Gleichwertigkeit vorweisen können. Die hierfür zuständige Stelle können Sie über das Portal www.anerkennung-in-deutschland.de finden.

                                                  Die Stadt Augsburg hat sich verpflichtet, ihre Aufgaben aus dem SGB IX und dem Bayerischen Gleichstellungsgesetz bei Stellenbesetzungen in besonderem Maße zu erfüllen.

                                                  Bitte bewerben Sie sich bis spätestens 29.01.2023 online.

                                                  Kontakt:

                                                  Herr Wörle, Tel.: 0821 324-2260 (bei Fragen zur Bewerbung)
                                                  Frau Hüttenmüller, Tel.: 0821 324-9400 (bei fachlichen Fragen)

                                                  Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die eingegangenen Online-Bewerbungen zeitnah gelöscht.

                                                  Stellenangebote Online-Bewerbung