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Wir sichern nachhaltig die ökologische, soziale, wirtschaftliche und kulturelle Zukunftsfähigkeit der Stadt Augsburg. Täglich engagieren sich mehr als 6.500 Beschäftigte in verschiedensten Bereichen für unsere über 300.000 Bürgerinnen und Bürger.

Unser Stellenangebot

Sachbearbeitung und Sekretariatskraft mit 19,5 Wochenstunden im Beschäftigtenverhältnis bzw. 20 Wochenstunden im Beamtenverhältnis

Referat 7/Büro für Kommunale Prävention

Referenznummer: 00701490

Veröffentlichung: 14.01.2022

Stellenbewertung: Entgeltgruppe 8 TVöD - BesGr. A 8 BayBesO

Im Tarifbeschäftigtenverhältnis erfolgt eine Vergütung nach TVöD-VKA vorbehaltlich der Erfüllung der persönlichen Eingruppierungsvoraussetzungen.

Im Beamtenverhältnis erfolgt eine Besoldung nach der BayBesO vorbehaltlich der Erfüllung der beamten- und haushaltsrechtlichen Voraussetzungen.

Aufgabengebiet:

Das Aufgabengebiet umfasst die Übernahme aller Tätigkeiten im Bereich des Geschäftszimmers des Büros für Kommunale Prävention. Dazu gehören u.a. folgende Aufgaben:

  • Terminkoordination der Leitung des Büros, nach Bedarf für das Büro allgemein insbesondere bei Veranstaltungen
  • Veranlassen des Postaus- und -umlaufs, Pflege des Postbuchs
  • Vor- und Nachbereitung von Netzwerktreffen, Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Raumorganisation, Catering etc.
  • Entgegennahme und Weitervermittlung von Telefongesprächen
  • Erstellen und Entwerfen von Einladungen und anderen Schreiben des Büros für Kommunale Prävention
  • Schriftgutverwaltung einschließlich Wiedervorlagen und Ablage
  • Bearbeitung und Beantwortung von Bürgeranfragen
  • Büroorganisation (Aktualisieren der Kontaktdaten von Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern (m/w/d), Beschaffen von Büromaterial, Raummanagement und Schlüsselverwaltung etc.)
  • Auswertung von (Print)medien zu Themen der Kommunalen Prävention
  • Mitarbeit an der öffentlichkeitswirksamen Kommunikation
  • Unterstützung bei Tätigkeiten der Netzwerkpflege
  • Personaldatenverwaltung (Urlaubs- und Dienstreiseanträge, Stundenzettel-Verwaltung etc.)

                        Finanzverwaltung:
                        • Unterstützung und Zuarbeit bei der Finanzverwaltung des Büros

                        Weitere (administrative) Aufgaben der Verwaltung des Büros:
                        • Unterstützung des Teams bezüglich der Nachhaltung von Antwortverfahren bei Beschwerden; Terminierung der Zuarbeit für Ausschussarbeit; Pflege der Berichtssysteme etc.

                        Voraussetzungen:

                        • Abschlussprüfung als VFA-K oder Fachprüfung l bzw.
                        • Qualifikationsprüfung für die 2. Qualifikationsebene der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen bzw.
                        • Abgeschlossene Ausbildung (m/w/d) als
                          Kauffrau für Büromanagement/Kaufmann für Büromanagement,
                          Industriekauffrau/Industriekaufmann,
                          Rechtsanwaltsfachangestellte/Rechtsanwaltsfachangestellter,
                          Steuerfachangestellte/Steuerfachangestellter oder
                          Notarfachangestellte/Notarfachangestellter

                              Wünschenswert:

                              • Einschlägige Berufserfahrung sowie Kenntnisse der Organisation der Stadt Augsburg
                              • Hohes Maß an Leistungsfähigkeit und Eigeninitiative
                              • Kritikfähigkeit und Selbstreflexion
                              • Hohes Maß an Sozialkompetenz und Teamfähigkeit
                              • Empathisches Gespür im Umgang mit Menschen
                              • Hohes Maß an Konfliktfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
                              • Begeisterungsfähigkeit für die Arbeit mit vielfältigen Partnerinnen und Partnern (m/w/d)
                              • Selbstorganisation
                                        • Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Organisationsgrad

                                        Wir bieten:

                                        • Eine familienfreundliche Beschäftigung
                                        • Eine attraktive betriebliche Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte
                                        • Vergünstigte Abonnements im AVV-Verbundraum
                                        • Eine interessante und vielseitige Aufgabe
                                        • Einen krisensicheren Arbeitsplatz

                                              Wenn Sie die Anforderungen erfüllen, dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung. Bitte bewerben Sie sich mit einem Bewerbungsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, Beruf- bzw. Studienabschlüssen und qualifizierten Arbeitszeugnissen. Verbeamtete Bewerberinnen und Bewerber werden gebeten, die letzte Ernennungsurkunde und die letzte Beurteilung beizufügen. Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Leistung und Befähigung besetzen; wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

                                              Ausländische Berufsabschlüsse können nur berücksichtigt werden, wenn Sie einen Nachweis über die Gleichwertigkeit vorweisen können. Die hierfür zuständige Stelle können Sie über das Portal www.anerkennung-in-deutschland.de finden.

                                              Bitte bewerben Sie sich bis spätestens 03.02.2022 online.

                                              Weitere Informationen

                                              Für Fragen zu unserem Stellenangebot erreichen Sie Frau Hentschel unter der Telefonnummer 0821/324-3359.

                                              Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die eingegangenen Online-Bewerbungen zeitnah gelöscht.
                                              Stellenangebote Online-Bewerbung